De voorbije weken organiseerden we samen met CEMPER enkele webinars rond archiefzorg voor amateurverenigingen. In de webinars loodsten we deelnemers door een stappenplan voor een goede basis archiefzorg. En gingen we specifiek in op het digitaal archief. Want hoe je het ook draait of keert: dat digitaal archief wordt groter en groter. Met zijn eigen uitdagingen.
Kon je er niet bij zijn, maar wel benieuwd naar de inhoud? Hieronder geven we de basis mee: een stappenplan. Zo kan ook jij aan de slag.
STAPPENPLAN
In dit stappenplan verwijzen we telkens naar de praktijkwijzer van CEMPER: startpagina. Je vindt er concrete tips en handige sjablonen. Ze zijn op maat van muziek- en podiumerfgoed opgesteld, maar bruikbaar voor iedereen met een verenigingsarchief!
STAP 1: Waarom bewaren?
Je archief, daar bewaar je ongetwijfeld al veel in. Voor je begint met een gestructureerde zorg, raden we aan om eerst op een algemeen niveau stil te staan bij ‘waarom’ je wat zou bewaren. Dat kan zijn uit gezond eigenbelang voor je vereniging, vanuit maatschappelijk belang, omdat het wettelijk verplicht is … Lees, bespreek en beslis!
Meer lezen
- CEMPER: ‘orde op zaken’ – ‘wat mag weg en wat moet je bijhouden’
- Project TRACKS: waarde bepalen
STAP 2: Weet je wat je hebt?
De volgende stap is het in kaart brengen van je huidige papieren en digitale archief. Zoals het nu is. Wat heb je aan archiefmateriaal, waar ligt het, in welke staat is het? Je maakt als het ware een ‘status quo’ overzicht op (cfr. sjabloon). Dit overzicht biedt je een goede basis om gericht te beslissen over de volgende stappen. Let op: het is verleidelijk, maar ruim bij deze stap nog niet op. Gooi nog niets weg, sorteer niet. Dat volgt in stap 4!
Meer lezen
STAP 3: Alles bewaren?
Je besprak algemeen waarom je welk soort materiaal wilt bewaren (stap 1). Je weet wat je concreet hebt (stap 2). Nu kan je o.b.v. je overzicht beslissen wat je effectief zal bewaren en wat weg mag. Opruimen maar! Gouden tip: met een jaarlijkse ‘trashday’ hou je je archief op punt!
Meer lezen
STAP 4: Hoe goed bewaren?
Tijd om aan de slag te gaan met het goed bewaren van het overgebleven materiaal. Dat betekent: je archief dat je in stap 2 in kaart bracht, ordenen en duurzaam bewaren. Belangrijk: maak afspraken binnen je vereniging! Enkel zo kan je het archief op punt houden. Kwamen er o.b.v. je overzicht uit stap 2 specifieke noden naar boven? (bv. opruimen, staat, verpakking, hiaten, overbodig materiaal …). Besteed daar dan uiteraard extra aandacht aan.
1. Ordenen: structuur in de chaos
Maak een inhoudelijk klassement/mappenstructuur op dat je archief ordent/structureert. Zo kan iedereen alles snel terugvinden. En kan je vanaf nu nieuw materiaal correct toevoegen. De mappenstructuur die je voor je digitale archief opstelt, is tegelijk een klassement en inventaris.
- Maak een klassement van je fysiek archief: tips. Voorbeeld? Klik hier.
- Maak een digitale mappenstructuur voor je digitaal archief: tips.
- Hou je consequent aan de opgemaakte structuur, maar pas die aan als het niet werkt.
Je fysiek archief blijft (voorlopig) op de initiële plaats staan, met de nummering aangegeven in het overzichtsjabloon (stap 2). Met het klassement maak je een inhoudelijke theoretische bovenstructuur. Het is niet erg dat de fysieke opstelling niet dezelfde volgorde is als de titels in je klassement. Wel is het belangrijk dat je in je klassement het plaatsingsnummer aangeeft. Blijkt je fysiek archief toch onlogisch gesorteerd te zijn, kan je dit wel herschikken, maar probeer dat te vermijden. Hou het klassement altijd up to date met iedere verandering in het archief.
2. Verbeter de bewaring
Verpak je materiaal, zorg voor goede digitale dragers en back-ups. Enkele concrete tips voor de goede bewaring van je fysiek en digitaal archief:
- Fysiek archief:
- Digitaal archief:
VRAGEN?
Op zoek naar voorbeelden? Specifieke vragen? Uiteraard staan we tot jouw beschikking!
Contacteer ons met je concrete vraag via info@4sprong.be.
Dit is een stappenplan voor een goede basisarchiefzorg. Ben je al meer gevorderd? Of op zoek naar specifieke antwoorden? Dan zijn volgende bronnen ook interessant voor jou: